7 wskazówek: Jak archiwizować dokumenty

Z nowym rokiem przychodzi nie tylko regularna inwentaryzacja, ale także coroczna archiwizacja i utylizacja dokumentów o upływającym okresie archiwizacji. Jednak czy wiesz jak niszczyć dokumenty lub jak długo je archiwizować? W artykule przeczytasz nie tylko jak archiwizować i niszczyć dokumenty, ale także jak je efektywnie przechowywać, aby nie przeszkadzały Ci w pracy i żebyś zawsze wiedział, gdzie szukać potrzebnych dokumentów.

Archiwizacja

Archiwizacja i sortowanie dokumentów to czynność, która w przypadku złego wykonana może mieć fatalne skutki. Zwróć szczególną uwagę na okresy archiwizacji, przez które dokument musi być przechowywany. Zalecamy, aby zawsze być na bieżąco z najnowszymi standardami. W razie niedotrzymania warunków, możesz zostać ukarany grzywną w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego do sortowania, archiwizacji i ewentualnej utylizacji dokumentów możesz przystąpić dopiero wtedy, gdy znasz dokładną procedurę. 

WSKAZÓWKA: Przy archiwizacji szczególną uwagę zwróć też na blaknięcie paragonów. Zawsze wykonuj ich kopie i używaj zszywacza, aby połączyć je z oryginałem. Zalecamy również wykonanie dodatkowych kopii lub przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej. Jednak w przypadku archiwizacji elektronicznej należy uważać na jej specyficzne zasady.

1. Utwórz gromadki

Dzięki systemowi archiwizacji, nie tylko zapewnisz płynne działanie swojego systemu segregacji, ale także usprawnisz swój proces pracy, zmniejszysz stres i zwiększysz swoją produktywność oraz poprawisz samopoczucie psychiczne. Wszystko będzie miało swoje miejsce i nie będziesz już musiał chodzić po biurze zawalonym papierami.

W pierwszym kroku zaczynamy od posegregowania dokumentów na wstępne gromadki. Polecamy stworzenie np. 3 najważniejszych gromadek, do których stopniowo będziesz klasyfikować dokumenty, które podejdą Ci pod rękę. Gromadki możesz rozdzielić na przykład jako: zniszczyć – zachować tymczasowo – zarchiwizować.

Możesz również posortować dokumenty w każdej gromadce alfabetycznie, chronologicznie lub według kategorii i ważności. Dokumenty należące do tej samej kategorii lub do tej samej teczki można następnie połączyć ze sobą za pomocą zszywacza, bindownicy lub umieszczać w koszulkach foliowych, które nie tylko chronią dokumenty, ale także upraszczają ich ewentualną archiwizację.

1. Usuwanie zbędnych dokumentów

Po upływie okresu archiwizacji lub przy wyrzucaniu zbędnych dokumentów kolejnym krokiem jest ich ewentualna utylizacja, która musi uwzględniać charakter wrażliwości informacji zawartych w aktach. Dokumenty bez danych wrażliwych mogą być wykorzystane np. do recyklingu w celu dalszego wykorzystania w firmie.

W przypadku wrażliwych dokumentów konieczna jest ochrona tożsamości, dlatego najwłaściwszą opcją jest ich niszczenie przy użyciu niszczarki. W przypadku niszczenia zwróć jednak również uwagę na oznaczenia niszczenia poszczególnych dokumentów, ponieważ niszczenie niektórych dokumentów wymaga zezwolenia na niszczenie. Szczegółowa lista znaków niszczenia poszczególnych dokumentów jest określona w rejestrze niszczenia dokumentów.

2. Resztę przechowuj w segregatorach lub pojemnikach na dokumenty.

Aktywne pliki, które są często używane, zaleca się umieszczać w poręcznych skoroszytach lub segregatorach na dokumenty, które są niezbędne do przechowywania formatów A4 i A5. Dzięki temu będziesz miał przy sobie wszystkie niezbędne materiały i w przyszłości łatwo je znajdziesz. Jako alternatywa dla skoroszytów i segregatorów, są zamknięte pudełka archiwizacyjne, które chronią zarchiwizowane dokumenty przed kurzem, owadami i wilgocią.

WSKAZÓWKA: W przypadku segregatorów dźwigniowych należy również zwrócić uwagę na szerokość grzbietu.

3. Nie zapomnij o ich opisie i oznaczeniu

Podstawą każdej prawidłowej organizacji jest odpowiednie oznaczenie i opisanie wszystkiego, zgodnie z wymiarami segregatora. Na pudełku lub grzbiecie teczki i segregatora podaj nie tylko zawartość pudełka, ale także datę. Zaleca się podawanie daty terminu niszczenia, a nie daty archiwizacji. Na segregatorze można zaznaczyć np. literami co stanie się z dokumentami po upływie okresu archiwizacji.

WSKAZÓWKA: Do etykietowania można używać nie tylko pisaków, markerów i zakreślaczy, ale skuteczne są również wstępnie wydrukowane etykiety i znaczniki. Na segregatorach możesz również umieścić określone kody kategorii dla lepszej orientacji lub po prostu posortować je według kolorów.

4. Aktywne dokumenty przechowuj bliżej biurka

Jeśli masz już wszystko posegregowane do segregatorów i opisane, możesz układać rzeczy w odpowiednich meblach. W pobliżu biurka zalecamy umieszczenie dokumentów, z których często korzystasz lub do których planujesz wracać w przyszłości.

Możesz na przykład wykorzystać półki i tace biurkowe, które służą do krótkotrwałego przechowywania i zarządzania dokumentami maksymalnie do formatu A4. Przemyślany kształt tacy sprawia, że można ją łatwo postawić bezpośrednio na biurku. Dzięki temu dokumenty zawsze będziesz mieć pod ręką.

W pobliżu biurka możesz umieścić też szuflady kartotekowe, które zapewnią eleganckie schowanie dokumentów na dłuższy czas. W szufladach kartotekowych zalecamy umieścić nie tylko etykiety teczek wiszących, ale również tablic wiszących, które pomogą Ci wyraźnie oddzielić teczki wiszące wewnątrz szuflady. Twoje dokumenty będą przejrzyście uporządkowane, a dzięki centralnemu zamkowi — bezpieczne.

5. Praktyczne rozwiązania z wykorzystaniem regałów

W przypadku, gdy pracujesz w biurze rachunkowym lub masz akta umieszczone w zamkniętych pudłach, zalecamy wykorzystanie do przechowywania otwartych archiwalnych regałów na akta o solidnej konstrukcji. W regałach można przechowywać nie tylko aktywnie używane teczki, ale także zamknięte pudła archiwalne, które zapewniają odporność na działanie czasu i osiadający na dokumentach kurz. 

Regały obrotowe docenią szczególnie ci z Was, którzy szukają dużej przestrzeni do przechowywania swoich akt, ale nie mają zbyt wiele miejsca w biurze.

6. Elegancki schowek na segregatory

Jeśli natomiast nie chcesz psuć jednolitego wystroju pomieszczenia patrząc na teczki, do ich eleganckiego ukrycia możesz wykorzystać metalowe lub drewniane szafy półkowe i szafy na akta o różnych rozmiarach, które oprócz ochrony teczek przed kurzem dodatkowo oferują centralne zamykanie o dużej nośności. Na przykład eleganckie szafy z drzwiami BLOCK nie tylko oferują mnóstwo miejsca do przechowywania, ale są również bez uchwytów, dzięki czemu doskonale pasują do istniejących mebli.

Jeśli potrzebujesz archiwizować rysunki lub dokumenty większe niż A5 i A6, polecamy szafy wielkoformatowe przeznaczone do formatów do A0. Szafy wielkoformatowe umożliwiają podział za pomocą przegródek, a także są w pełni zamykane.

7. Bardzo ważne dokumenty przechowuj pod kluczem

W każdej organizacji istnieją dokumenty, które za wszelką cenę nie powinny ulec zniszczeniu, a ich wymiana lub utrata miałaby poważne konsekwencje. Do ich przechowywania można wykorzystać szafy archiwizacyjne lub sejfowe, które są nie tylko wyposażone w bezpieczny zamek, ale także zapewniają odporność w przypadku pożaru.