9 wskazówek: Jak sprawnie kierować wieloma projektami jednocześnie

Czy czasami czujesz, że nie masz tyle czasu w ciągu dnia, ile potrzebowałbyś na załatwienie wszystkich obowiązków i zadań, które czekają na Ciebie? Niestety każdy z nas ma tylko 24 godziny na dobę. Ale jak to możliwe, że jeden może zrobić o wiele więcej w ciągu jednego dnia niż drugi? Odpowiedzią na to pytanie jest odpowiednie zarządzanie czasem.

Dajemy Ci 9 wskazówek, jak zarządzać pracą nad wieloma projektami na raz przy pomocy nie tylko właściwego zarządzania czasem, ale dowiesz się również, jak ważne jest planowanie, jak skutecznie się komunikować czy np. jak dobrze uzgadniać datę złożenia projektu.

Czym jest Time management

Time management to proces, który łączy nie tylko planowanie, ale także organizowanie swojego czasu w różne działaniach tak, abyś nie tylko efektywnie go wykorzystał, ale stopniowo nauczył się określać swoje priorytety i wyznaczać cele, które nauczysz się osiągać.

Nagrodą za Twój wysiłek będzie nie tylko poprawa wydajności i efektywności pracy, ale poczucie kontroli doprowadzi również do zmniejszenia stresu, lepszej reputacji zawodowej i zwiększenia szans na szybsze osiągnięcie celów życiowych i zawodowych. Jak łatwo zarządzać czasem?

Zacznij od dokłądnego planownia

Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania czasem i jednocześnie jego podstawą jest efektywne planowanie. Krótko mówiąc, zmapuj wszystko, co chcesz osiągnąć w życiu osobistym i zawodowym w poszczególnych tygodniach i miesiącach. Pamiętaj jednak, że Twoje plany powinny być zawsze realistyczne, konkretne, mierzalne, a jednocześnie określone w czasie, tak aby ich realizacja leżała w Twoich możliwościach.

Aby uzyskać lepszy przegląd, możesz również zapisać wszystkie swoje plany na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub wyraźnie na tablicy do planowania, którą możesz umieścić nad biurkiem. Dzięki temu w każdej chwili będziesz mieć na widoku swoje plany.

Nadaj piorytety poszczególnym zadaniom

Różne projekty, w tym różne zadania, oznaczają również różne plany czasowe, kamienie milowe i terminy. Aby się w nich nie zgubić, musisz ustalić jasny harmonogram dla swoich list TODO. Postaraj się nie tylko zaplanować, co, kiedy i gdzie będziesz robić, ale także określić, które zadania są ważniejsze od innych, a którym bardzo się spieszy.

Na przykład matryca Eisenhowera może być do tego świetnym narzędziem, za pomocą którego możesz uporządkować swoje zadania, projekty i terminy w 4 ćwiartki, w zależności od ich ważności i pilności.

Jeśli masz już wszystko spisane, będziesz miał jasny plan czasowy, w którym będziesz dokładnie wiedział, że zawiera nie tylko wszystkie terminy, ale także Twoją zdolność do ich dotrzymania. To bardzo ważna i strategiczna decyzja, więc zarezerwuj czas i spokój na ten proces.

Działaj zgodnie z założeniami

Jeśli już wyznaczyłeś sobie cele, które chciałbyś osiągnąć i stworzyłeś dla nich niezbędny plan, trzymaj się tego. Staraj się jak najmniej ingerować w harmonogram i zmieniaj harmonogram tylko w najbardziej niezbędnych przypadkach.

Skoncentruj się na chwili obecnej

Pracując nad projektem zawsze skup się tylko na danym projekcie lub zadaniu. Nie biegaj i nie skacz między projektami. Wielozadaniowość może być naprawdę skuteczna przez chwilę, ale poza tym jest to naprawdę ścieżka, która nie zaprowadzi Cię zbyt daleko. Doprowadzi to tylko do spadku wydajności. Zawsze staraj się być mentalnie obecny przy bieżących zadaniach i nie uciekaj z nimi do innych projektów lub powiadomień na telefonie.

Komunikuj się efektywnie

Podczas pracy w różnych zespołach i nad różnymi projektami kolejnym elementem oprócz planowania i organizacji jest również efektywna i regularna komunikacja między członkami zespołu. Musicie sobie ufać i nie pracować dla siebie, bo w danym projekcie jesteście od siebie zależni i możecie sobie nawzajem pomagać. Powinieneś więc dostrzec energię w danej grupie i starać się ją jak najlepiej dopasować.

Skuteczna komunikacja wiąże się również z zawartością Twojej skrzynki e-mail. Czy wiesz, że kiedy odrywamy się od zadania, nad którym pracujemy, ponowne zanurzenie się w nim zajmuje nam prawie 25 minut? Ciągłe sprawdzanie poczty e-mail Cię rozprasza. Dlatego przeznacz określone godziny na sprawdzanie swojej skrzynki e-mail, najlepiej 3 razy dziennie.

Zapisuj wszystko

Masz dużo na głowie i czasami zdarza się, że zupełnie zapominasz, na czym skończyłeś w ostatnim projekcie, albo jaka była treść ostatniego spotkania? Rób obszerne notatki i zapisuj wszystkie ważne zadania, plany i harmonogramy poszczególnych czynności w pojedynczych plikach lub podręcznym notatniku.

Obiecuj mniej, dawaj więcej

Zawsze przeznacz dodatkowy czas podczas uzgadniania terminu zakończenia projektu lub oddania pracy. Nigdy nie przesyłaj tylko części pracy w toku lub połowy niedokończonego projektu. Lepiej poświęcić dodatkowy dzień lub dwa i zakończyć projekt i działać poprawnie. Zawsze pamiętaj o zasadzie zarządzania czasem Hofstadtera, która mówi, że wszystko zawsze zajmuje więcej, niż się spodziewasz.

Nasza wskazówka: Planując zakończenie projektu, zalecamy zatem uwzględnienie nawet najgorszych scenariuszy, które mogą wystąpić i które mogą spowolnić Twoją pracę i dodać około 20% czasu do daty zakończenia projektu podczas negocjacji.

Zainwestuj w wysokiej jakości sprzęt biurowy

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że drukarka się zacięła, zepsuł się laminator lub komputer zamarł, gdy zbliżał się termin oddania pracy? Unikaj tych komplikacji, inwestując w wysokiej jakości sprzęt biurowy i technologię biurową, która będzie Ci służyć przez wiele lat jak nowa i na której możesz polegać w nagłych wypadkach. Chociaż początkowa inwestycja może być wyższa, w końcu zaoszczędzisz więcej niż tylko pieniądze.

Ostatnia wskazówka: zawsze nagradzaj się za dobrze wykonaną pracę

Czy osiągnąłeś wszystko, co zaplanowałeś, a może nawet więcej? Nagradzaj się! Czy to słodki poczęstunek, dobra kawa, chwila dla siebie lub czas spędzony z rodziną. Jeśli nauczysz się nagradzać siebie za dobre wyniki, uzyskasz dobre samopoczucie i niezbędną motywację do wykonywania innych zadań.